Laatimispäivä: 13.8.2024
(Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679)

Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisena rekisterinpitäjänä, annamme tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä ”Työnhakijoiden tietosuojaseloste”) seuraavat tiedot henkilötietojen käsittelystä Mediatili Oy:ssä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista:

Rekisterinpitäjä

Mediatili Oy
Y-tunnus: 0685748-6
Kotipaikka: Savonlinna

1.Henkilötiedot

Henkilötiedot

Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon tai verkkotunnistetiedon perusteella.

Henkilötietojen käsittely

Kaikki toiminnot, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, muuttaminen, tai tietojen yhdistäminen, poistaminen ja tuhoaminen.

Rekisteröity

Tunnistettava tai tunnistettavissa oleva henkilö, johon käsiteltävät henkilötiedot liittyvät.

Voimme kerätä henkilötietoja useilla tavoilla. Työnhakijoiden tietosuojaselosteessa kuvataan työnhakijoille, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja työhakemuksen ja rekrytoinnin yhteydessä.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

  • olet antanut rekrytointiprosessin aikana esimerkiksi hakemuslomakkeella, ansioluettelossa tai haastatteluissa;
  • syntyvät rekrytointiprosessin yhteydessä esimerkiksi haastatteluissa sekä soveltuvuus- tai persoonallisuusarvioinneissa;
  • saadaan julkisista lähteistä tai kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön ja työnhakijan suostumuksen perusteella esimerkiksi nimetyiltä suosittelijoilta, suorahakukonsulteilta, rekrytointipalveluja tarjoavilta yrityksiltä tai internet-sivustolta, johon on viitattu tai jonka käyttämiseen on annettu nimenomainen suostumus.

Voimme yhdistellä henkilötietoja, kuten julkisista lähteistä saatuja sekä ansioluettelossa tai haastatteluissa annettuja tietoja.

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta emme pysty jatkamaan rekrytointiprosessia ilman tarvittavia henkilötietoja.

Keräämme ja käsittelemme rekrytointiprosessin yhteydessä seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

  • Perustiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite).
  • Työhakemuksen ja ansioluettelon sisältämät tiedot sekä liitetiedostot, kuten koulutustiedot ja suoritetut tutkinnot, aikaisempi työkokemus, kielitaito sekä osaaminen ja pätevyys.
  • Rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja syntyvät tiedot, kuten haastatteluissa sekä soveltuvuus- tai persoonallisuusarvioinnissa saadut tiedot tai laaditut muistiinpanot.
  • Muut tapauskohtaiset tiedot sovellettavan lainsäädännön ja annetun suostumuksen perusteella, kuten henkilöluottotiedot ja suosittelijoihin liittyvät tiedot.

Henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen kattavat kaikki henkilötiedot, jotka saadaan rekrytointiprosessin aikana esimerkiksi verkkopohjaisen järjestelmän, puhelimen, sähköpostin, postin tai yhteydenpidon ja haastattelujen välityksellä.

Huomaathan, että työnhakijan antaessa Mediatilille henkilötietoja suosittelijoista tai muista kolmansista osapuolista esimerkiksi ansioluettelon tai työhakemuksen osana, on työnhakijan vastuulla hankkia lupa tällaisten henkilötietojen käyttämiseen.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekrytointiin ja työnhakijoiden arviointiin sekä valintaan liittyvissä kysymyksissä.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Rekrytointiprosessin hallinta, kuten työhakemusten käsittely, rekrytointiprosessiin liittyvä tiedottaminen ja haastattelujen järjestäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu lähetettyyn työhakemukseen perustuvaan pyyntöön, jonka nojalla voimme toteuttaa mahdollista työsopimusta edeltävät toimenpiteet.
  • Soveltuvuuden arviointi, kuten ammatillisten ja henkilökohtaisten ominaisuuksien kartoittaminen ja testaaminen, sekä kyseessä olevaan työtehtävään liittyvien työtapojen, henkilökohtaisten ominaisuuksien ja ammatillisen pätevyyden arviointi. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa onnistunut rekrytointiprosessi, ja että työnhakijalla on tehtävään tarvittavat ominaisuudet ja ammattitaito.
  • Tulevat rekrytointiprosessit annetun suostumuksen perusteella.
    Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen, jonka perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä tulevaisuudessa avoimeksi tulevia tehtäviä varten määritellyn ajan.

Jos solmit työsuhteen kanssamme, kaikki rekrytointiprosessin aikana antamasi henkilötiedot voidaan yhdistää muihin sinua koskeviin tietoihin.

Henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen rajataan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeellisen tietoon. Henkilötietoja ei käsitellä niiden keräystarkoituksen kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Emme käytä toiminnassamme automaattista päätöksentekoa.

3. Henkilötietojen käsitteleminen ja luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijämme, jotka tarvitsevat niitä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käsittelytarkoituksiin. Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa luovutus on tarpeen:

  • rekisteröidyn etujen ja oikeuksien valvomiseksi asiakassuhteessa;
  • lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi;
  • lainsäädännön vaatimassa tai sallimassa laajuudessa esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyn toteuttamiseksi;
  • viranomaisten tai tuomioistuimien päätöksien noudattamiseksi;
  • yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja puolestamme.

Mediatilin ja meidän yhteistyökumppaneiden sekä palveluntarjoajien käsittelemät henkilötiedot sijaitsevat pääsääntöisesti Suomessa, EU:ssa tai Euroopan talousalueella. Varmistamme, että yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat toteuttavat asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen turvaamiseksi ja suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla.

Yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat voivat siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tilanteissa, joissa nämä käsittelevät henkilötietoja palvelusopimuksen perusteella kokonaan tai osittain kolmannessa maassa. Näissä tilanteissa yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien toteuttamat asianmukaiset suojatoimet tarkoittavat:

  • yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat siirtävät henkilötietoja vain sellaisiin maihin, joiden Euroopan komissio on päätöksellään arvioinut tarjoavan riittävän tietosuojatason (”siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella”);
  • yhteistyökumppanien ja palveluntarjoajien siirtäessä henkilötietoja sellaisiin maihin, jotka eivät kuuluu ”siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella” piiriin, käytetään erillisiä Euroopan unionin komission hyväksymiä sopimuslausekkeita sekä toteutetaan tarvittavassa laajuudessa teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia henkilötietojen suojaamisen varmistamiseksi.

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, ja ainakin niin kauan, kuin lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvät vaatimukset edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä.

Käsitellessämme henkilötietoja, määräytyvät henkilötietojen säilytysajat lainsäädännön vaatimuksien mukaisesti. Säilytämme työnhakijoiden henkilötietoja 24 kuukauden ajan, tai niin kauan kuin se on henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeen.

Työhakijana voit rekrytoinnin yhteydessä antaa suostumuksesi siihen, että henkilötietojasi voidaan käyttää Mediatilin tulevissa rekrytointiprosesseissa.

Toteutamme vuosittain tarvittavat toimenpiteet, joilla vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Toteutamme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistamme henkilötietojen käsittelyn riittävän turvallisuustason, sekä suojaamme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietojen riittävän turvallisuustason varmistamiseksi suoritamme säännöllisesti riskiperusteisia arviointeja, joissa huomioidaan todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijämme, jotka tarvitsevat niitä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käsittelytarkoituksiin, ja työntekijöiden oikeutta henkilötietojen käsittelyyn tarkastellaan työtehtävien olennaisesti muuttuessa. Henkilötietoja sisältävissä tietojärjestelmissä on työntekijöiden käyttöoikeuksia rajoitettu työtehtävien mukaisesti ja niissä käytetään salasanaan tai vastaavan menettelyyn perustuvaa pääsynhallintaa sekä kaksivaiheista tunnistautumista.

Olemme laatineet työntekijöidemme kanssa kirjalliset liike- ja ammattisalaisuuksien salassapitosopimukset. Työntekijämme käsittelevät henkilötietoja ohjeistuksiemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisina.

Olemme laatineet yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien kanssa kirjalliset palvelusopimukset sekä sopimukset luottamuksellisten tietojen salassapidosta. Yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietosuojakäytäntöömme.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä voit käyttää seuraavia oikeuksia toimittamalla meille kirjallisen pyynnön. Toimittamasi pyynnön tulee olla riittävän tarkka ja yksilöity. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön toimittaneen henkilöllisyyden vahvistamiseksi, jotta voimme varmistaa, että pyynnön toimittaneella on oikeus käyttää rekisteröidyn oikeuksia.

Rekisteröitynä sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin ”tarkastusoikeus” – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia selvitystä henkilötietojen käsittelystä. Sinulla on siten oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ”oikeus tulla unohdetuksi” – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeetonta.
    Käsittelemme esittämäsi poistopyynnön, jonka jälkeen poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Oikeutta tietojen poistamiseen voi rajoittaa Mediatilin lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä olosuhteissa,  kuten  henkilötietojen  oikeellisuuden varmistamisen ajan.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia sinua koskevat henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa tietojen luovuttamista varten, ja vaatia tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa käsittelyä – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun tietojen käsittely perustuu Mediatilin tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, ja henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun.
  • Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus – Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on sinulla rekisteröitynä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Rekisteröidyn oikeuksia rajoittavat:

  • salassapito- ja vaitiolovelvollisuus;
  • rahanpesulain ja muun lainsäädännön asettamat velvoitteet;
  • toisten henkilöiden yksityisyyden suoja.

Rekisteröidyn oikeudet eivät aina ole yksiselitteisiä. Esimerkiksi rahanpesulain ja muun lainsäädännön asettamat velvollisuudet voivat estää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen täysimääräisenä. Meillä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta sellaisenaan lainsäädännön sitä rajoittaessa. Informoimme rekisteröityä selkeästi kieltäytymisen perusteista, ja opastamme rekisteröityä hänen oikeuksistaan.

7. Yhteydenotto ja valitukset

Työnhakijoiden tietosuojaselosteeseen ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät kysymykset ja vaatimukset voi osoittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle:

Mediatili Oy
Olavinkatu 44 A Possentornit, 3 krs.
57100 Savonlinna
tietosuoja@mediatili.com

Kysymykset liittyen henkilötietojen käsittelyn suojaamiseen ja henkilötietojen tietoturvaan tilitoimistossa voi osoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavalle:

Joni Huoman
Olavinkatu 44 A Possentornit, 3 krs.
57100 Savonlinna
joni.huoman@mediatili.com

Rekisteröity voi osoittaa valituksensa henkilötietojen käsittelystä ensisijaisesti ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
029 566 6700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

8. Muutokset Työnhakijoiden tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tietosuojaselostetta, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi.

Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja päivitetty viimeksi 13.8.2024.